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Le service Archives

Retrouvez toutes les informations concernant l'archivage et le service archives du Cdg59

Obligations et responsabilités en matière d'archivage

Tous les documents administratifs sont des archives publiques donc inaliénables (interdit à la vente ou cession par la loi) et imprescriptibles (ne peut perdre le caractère public, quel que soit leur détenteur).

Au sens de l’Art L211-1 du code du Patrimoine, les archives publiques sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

Quels documents archiver ?

Les collectivités territoriales sont détentrices de fonds diversifiés et riches d'informations. Une multitude de documents renseignent sur son évolution et son histoire dans tous les domaines de la vie locale (population, urbanisme, finances, état civil, police, édifices ...). Au-delà de cette valeur patrimoniale, les archives répondent également à des besoins stratégiques et des obligations de preuve.

Se côtoient donc dans une salle d'archives : 

Tous les âges :

  • Archives anciennes Les archives sont les documents produits avant 1790. On les retrouve souvent sous forme de liasses ou registres. Une attention particulière doit être apportée à ces documents trop rarement répertoriés.
  • Archives modernes sont les documents produits entre 1790 et 1982.

  • Archives contemporaines sont les documents produits depuis les lois de décentralisation. A compter du 10 juillet 1983, ils sont en général classés en continu (sans logique sérielle ou thématique) avec une côte alphanumérique "W".

Toutes les formes et supports

  • Documents écrits (manuscrits et imprimés)
  • Documents iconographiques (plans, affiches, photographies...)
  • Documents électroniques (disquettes, bandes magnétiques, CD-ROM, disques durs...)
  • Documents sonores et audiovisuels (cassettes, DVD...)

Qui est propriétaire ?

Les archives publiques sont des biens appartenant à l’État et aux collectivités territoriales (art. L212-6 du Code du Patrimoine). 

Selon le deuxième alinéa de l’article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes. A ce titre, elle assure donc la conservation (boîtes à archives, classement des dossiers, restauration des documents, agencement des locaux (rayonnages...), aménagement du bâtiment...), le classement et la mise en valeur.

Dans certains cas, la collectivité peut bénéficier d'une aide de l’État.

Pour autant, les communes ne sont pas propriétaires de toutes les archives qu’elles détiennent. Les archives cadastrales ou encore l'état civil, par exemple, sont la propriété de l’État.

Le code du patrimoine (art. L212-11 et L212-12 du code du patrimoine) prévoit le dépôt obligatoire des communes de moins de 2 000 habitants pour :

  • Les registres d’état civil (à l’issue d’un délai de 120 ans)
  • Les autres documents n’ayant plus d’utilité administrative et devant être conservés à titre définitif (à l’issue d’un délai de 50 ans)

Si une commune désire conserver ces archives et si les conditions de conservation le permettent, une dérogation peut être accordée par le Préfet sur avis du directeur des Archives départementales.

Qui est responsable ?

Le maire est civilement responsable envers sa commune de la bonne gestion des archives communales (intégrité, conservation…) sous peine de sanctions pénales (art L214 du code du patrimoine).

Le classement des archives communales ne peut être confié à des agents non qualifiés ou à des bénévoles (associations, particuliers...). Toute intervention extérieure sur un fonds doit être signalée aux Archives départementales du Nord

Après les élections municipales, un transfert de responsabilité s'effectue entre le maire sortant et le maire entrant. Cette procédure réglementaire de récolement est obligatoire. Elle s'établit par un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d'un état sommaire co-signés par les deux parties. Il s'établit en trois exemplaires.

Rendre public ?

Rendre accessible la majeure partie des documents fait partie des missions de service et d'intérêt public. "Archiver" ne prend toute sa dimension que dans la capacité de restitution de l'information.

Les archives publiques sont propriété de tous et donc accessibles à tous c'est à dire :

  • A toute personne justifiant de son identité
  • A tout conseiller municipal dans les limites de ses attributions (délégation du maire dans un domaine attribué)
  • A tout service producteur

Les cas de refus ou de restriction de communication :

  • Le mauvais état de conservation : le maire doit prendre un arrêté et prévoir la restauration du document
  • Les délais de communication fixés par la loi. Pour plus d'informations, consulter les sites de la CNIL et de la CADA.

Pour éviter au maximum les pertes irrémédiables de ce patrimoine souvent en exemplaire unique, les consultations doivent être surveillées. Les documents ne doivent en aucun cas quitter le bâtiment public dans lequel ils sont conservés.

L'accompagnement du service Archives du Cdg59

Depuis 2004, un service Archives est proposé aux collectivités territoriales et établissements publics (affiliés et non affiliés) dont le personnel n'est ni sensibilisé ni formé à l'archivage.

Ce service, constitué d’archivistes itinérants expériementés, à l'écoute des attentes et des besoins des agents dans leurs tâches quotidiennes et dans leurs relations avec les administrés.

Grâce au partenariat engagé avec les Archives départementales du Nord, les collectivités sont assurées d'une intervention de qualité au meilleur coût.

Aujourd'hui, plus de 200 collectivités territoriales et établissements publics ont déjà fait appel au service "Archives" pour, par exemple :

  • un diagnostic,
  • une prise en charge totale de leurs archives, 
  • une simple mission d'élimination, 
  • un conseil en matière de dématérialisation de leurs archives ou de leur archivage électronique, 
  • l'accompagnement d'un agent "référent archives"

Les collectivités ci-dessous ont accepté d'être mentionnées sans faire de retour d'expérience

  • Bruille-Saint-Amand
  • Cysoing
  • Englos
  • Escaudain
  • Lambres-Lez-Douai
  • Noyelles-sur-Selle
  • Sailly-Lez-Cambrai
  • Saulzoir
  • Socx
  • Syndicat Mixte des Transports Urbains de la Sambre (SMTUS)
  • Templemars

 

 

Les collectivités ci-dessous acceptent de partager leur expérience et répondront à toutes vos questions sur le travail réalisé par un des archivistes itinérants du Cdg59 :

  • Cantaing-sur-Escaut
  • Cattenières
  • Emerchicourt
  • Estreux
  • Gondecourt
  • Guesnain
  • Haulchin
  • Lezennes
  • Lieu-Saint-Amand
  • Morbecque
  • Quérénaing
  • Raillencourt-Sainte-Olle
  • Salomé
  • Sebourg
  • Vieux-Berquin
  • Wallers-Arenberg
  • Wormhout

Les avantages

La mise en place de procédure d'archivage génère, entre autre, les avantages suivants :

  • économie de locaux
  • contrôle des éliminations
  • respect de la réglementation
  • gain de temps pour les agents dans la recherche de documents ou d'informations...

Les actions

  • Conseils sur la gestion des archives :
    législation, communicabilité des documents, restauration, archivage électronique, numérisation, aménagement des locaux, règles de sécurité, respect des conditions de conservation...
  • Traitement des archives dans les communes :
    tri, élimination, classement, cotation...
  • Aide et suivi des procédures :
    bordereau d'élimination, versement, restitution et dépôt aux Archives départementales du Nord...
  • Elaboration des instruments de recherche :
    répertoire numérique, tableau de gestion, cadre de classement de 1926...
  • Sensibilisation et formation du personnel communal :
    rappel des obligations au travers des textes législatifs en vigueur, utilisation des différents outils de recherche.

La convention de mise à disposition

Pour bénéficier d'un diagnostic gratuit, la commune ou l’établissement doit adresser officiellement la demande au service Archives. Après l'état des lieux, les archivistes recensent les besoins et définissent les priorités. Un rapport est ensuite envoyé à la collectivité accompagné d'une évaluation financière d'intervention.

Sur décision de l'autorité territoriale, une convention de mise à disposition de personnel est alors signée entre la collectivité et le Cdg59.

Tarification

Le 21 octobre 2011, Conseil d'Administration du Cdg59 a voté la tarification applicable depuis le 1er janvier 2012.
L'intervention de l'archiviste est facturée 36€ de l'heure (pour les communes affiliées) et 48€ de l’heure (pour les communes non affiliées)..
Ce forfait horaire prend en compte le temps de travail, les frais de déplacement et les frais de mission de l'archiviste.

Groupement de commandes

le Cdg59, avec l'assistance des Archives départementales du Nord, a constitué un groupement de commandes sur la réalisation de reliures, la restauration de documents anciens et la fourniture de papier permanent.

Contacts
Contactez le service archive

  • 03.59.56.88.59 Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 à 13h30 à 17h15