Groupement de commandes : Reliures
Présentation
En vertu des dispositions du Code général des collectivités territoriales (CGCT, art. R.2121-9), les collectivités et établissements publics ont l’obligation de faire relier les délibérations du Conseil municipal (ou communautaire) et les arrêtés et décisions du maire (ou du président). Ces reliures doivent répondre à certaines exigences techniques, précisées dans la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010. Cette même obligation de reliure s’applique aux registres d’état civil, en vertu de l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) du 11 mai 1999.
Par ailleurs, certains documents d’archives essentiels tant d’un point de vue historique que juridique pour la collectivité peuvent nécessiter des opérations de restauration appropriées. Les frais de conservation des archives constituent en outre une dépense obligatoire des communes et des EPCI (CGCT, art. L.2321-2 et L.5211-36).
Pour éviter à chaque collectivité de mener sa propre consultation et en vue de garantir des prestations conformes à la réglementation à des coûts adaptés, le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord a décidé de constituer, avec l'assistance des Archives départementales du Nord, un groupement de commandes dont les objets sont les suivants :
- la réalisation de reliures administratives cousues de registres (lot 1) ;
- la restauration de documents d'archives anciens et/ou de registres anciens (lot 2) ;
- la fourniture de papier permanent (lot 3).
Renouvellement du groupement de commandes pour la période 2025-2029
Les marchés passés dans le cadre du 2e groupement arriveront à échéance le 30 Avril 2025.
Le renouvellement du groupement est initié dès à présent pour assurer la continuité des prestations à l'issue du groupement en cours.
Si vous souhaitez adhérer à ce 3ème groupement pour la période 2025-2029, vous devez :
- Prendre une délibération suivant, si besoin, le modèle proposé ci-dessous ;
- Imprimer, remplir, dater et signer, en 2 exemplaires, la convention constitutive du groupement de commandes disponible ci-dessous ;
- Remplir les formulaires (possibilité de répondre en ligne) suivants :
- enquête de recensement des besoins (formulaire en ligne)
- désignation de référent (formulaire en ligne)
Le dossier devra être retourné au service Archives du CDG 59 avant le 30 Septembre 2024.
Service Archivage
Le 1e groupement 2017-2021
Bilan
Ouvert en mars 2017, le 1e groupement de commandes a répondu aux besoins de 172 collectivités et établissements publics du département.
Il leur a permis d’accéder à des prestations conformes à la réglementation à des coûts négociés grâce à une mutualisation des besoins.
Les chiffres-clés sur ces 4 premières années de commandes sont :
- La reliure cousue de 1 705 registres (1 073 pour les actes administratifs et 632 pour l'état civil) soit 295 445 feuillets ;
- Le lancement de 35 marchés subséquents pour la restauration de 438 documents d'archives (dont 16 dossiers éligibles à une demande de subvention à la DRAC) ;
- La livraison de 855 ramettes de papier permanent.
Référent·es 2017-2021 : retours d'expériences
Pour savoir si ce 1e groupement a répondu aux attentes et besoins des collectivités adhérentes, un suivi a été régulièrement réalisé tout au long de son exécution. Certain·es référent·es ont accepté de partager leur expérience.
Vous êtes/avez été référent·e : votre avis, publié (avec votre autorisation) ou non, est important... envoyez-nous votre témoignage.
Témoignage d'Elia PIRES (Comines)
Témoignage de Mme Druesne (Anzin)
Espace référent·es 2021-2025
En adhérant au groupement de commandes, votre collectivité bénéficie de prestations conformes à la réglementation à des coûts adaptés. Le Cdg59, coordinateur du groupement, a mis en oeuvre un dispositif pour faciliter les échanges entre les divers partenaires et centraliser toutes les informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
- L'ensemble de la documentation (délibérations, pièces de marché...) permettant la bonne exécution de ce présent groupement est téléchargeable via un lien transmis par mail à chacun des référents désigné par sa collectivité.
- Une plateforme sécurisée a été mise en place pour la génération des bons de commande tout au long de l’exécution des marchés pour les 3 lots. Identifiant et mot de passe ont été communiqué pour s'y connecter. Ces informations sont personnelles et confidentielles.
- Vous étiez référent sur le 1e groupement, vous pouvez utiliser les mêmes codes d'accès ;
- Si vous n’avez pas reçu vos accès, vous pouvez contacter le service Archives via le formulaire de contact, par mail ou téléphone ;
- En cas de changement et/ou d'ajout de référent dans votre collectivité, un formulaire en ligne doit être renseigné pour permettre l'ouverture du compte : désignation d'un·e référent·e
Accès sécurisé à la plateforme :
Pour bénéficier de ces tarifs négociés (livraison comprise), aucun bon de commande ne doit être demandé et/ou transmis en direct aux titulaires des lots.
Le service Archives du Cdg59 se tient à votre disposition pour toute information complémentaire sur l'utilisation de cette plateforme et les diverses procédures de commande.
- Lot 1 : Reliure neuve
Les bons de commande peuvent être générés à tout moment de l'année en fonction de vos besoins. Le groupement a été négocié sans minimum ou maximum.
Pour vous faciliter la saisie (un bon de commande par typologie de registre), préparez préalablement vos liasses (actes ordonnés, sommaires intégrés...). Il vous sera demandé le nombres de feuillets total, le nombre de registres souhaités, vos choix de type/couleur de couverture et pièce de titre avec des possibilités d'ajouter des décors. Identifiez également d'éventuels problèmes notamment au niveau des marges.
Pour passer commande, les liens ci-dessous vous donneront accés à la plateforme après vous êtes identifiés.
- Lot 2 : Restauration de registres et/ou de documents d'archives
Les besoins en restauration doivent être déclarés depuis ce formulaire à télécharger : Déclaration de besoins. Après l'avoir complété, il devra être déposé sur la plateforme ci-dessous. Le service Archives se chargera alors de la gestion de votre marché subséquent, de la rédaction du cahier des charges à l'analyse des offres. Il vous accompagnera à chaque étape jusqu'à la livraison de vos documents restaurés.
- Lot 3 : Papier permanent (ISO 9706)
Différents types (blanc ou filigrané)/formats (A4 ou A3) de papier sont proposés. La livraison (minimum de 3 ou 5 ramettes) se fera dans un délai de 5 jours après dépôt, sur la plateforme, du document généré par la plateforme et validé par l'autorité territoriale.
Espace documentaire
Bien plus que de simples recueils, les registres des collectivités territoriales et établissements publics sont une source essentielle pour appréhender l'histoire communale et témoigner de ses faits marquants.
Ces registres ont pour objectif de fixer dans le temps les orientations choisies par la collectivité, de justifier de ces droits et de fixer le cadre de son administration quotidienne au travers des décisions prises par l'assemblée délibérante. Ils permettent de préserver ces actes du fait de leur valeur institutionnelle et historique.
Réglementation :
- Décret n° 2010-783 du 11 juillet 2010, modifiant l’article R213-9 du Code général des collectivités territoriales relatif à la tenue des registres de délibérations
- Circulaire IOC B 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements
- Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements
- Code général du code général des collectivités territoriales, articles R1421-1 à R1421-13, L 2121-7 à L2121-28, R2121-9, R2122-7, R2122-7-1, R2122-8, L2122-23, L2122-29, L5211-9 et L5211-1
- Instruction générale relative à l’état civil (IGREC)
- Notice des Archives départementales du Nord : précisions relatives à la reliure
Documentation :
- La sûreté du patrimoine archivistique
- Comment faire face aux risques biologiques
- Manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives
- Déclaration de sinistre au CST : Modèle de lettre
Fiches pratiques :
- La tenue des registres : modalités réglementaires
- La tenue des registres des actes administratifs : ANDCDG - Fiche n°1
- Le recueil des actes administratifs : CDG44 - Fiche n°2
- L'abécédaire du registre : reliure et restauration
Foire aux questions (FAQ)
Vous êtes nombreux à vous poser des questions sur la tenue des registres en général et sur la présentation de manière générale. Cette FAQ a pour but de vous apporter des réponses. Elle sera alimentée régulièrement en fonction des interrogations que vous partagerez avec le service Archives.
FAQ : Le groupement de commandes
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Est-ce que ma collectivité peut adhérer aujourd'hui au groupement ?
Il n'est malheureusement plus possible d'adhérer pour ce groupement 2021-2025.
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Ma collectivité n'a pas adhéré à ce groupement de commandes mais depuis, elle a fusionné avec une commune voisine. Peut-elle tout de même bénéficier de ce groupement ?
Dans le cadre d'une fusion de deux communes constituant une commune nouvelle, les deux communes bénéficient effectivement des avantages de ce groupement à partir du moment où l'une des deux a adhéré dans les délais impartis. Un référent peut être désigné dans chacune des communes et gérer ses bons de commandes indépendamment l'une de l'autre.
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Je souhaite faire relier les registres de délibérations de mon CCAS mais il n'y a que ma commune qui a adhéré au groupement. Est-il tout de même possible d'envoyer ces registres chez le prestataire ?
Oui, vous pouvez envoyer vos registres du CCAS avec ceux de votre commune. Cette opération sera entièrement gérée par votre commune et non votre CCAS.
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Pourquoi l'accès à la plate-forme est nominatif ?
L'accès à la plate-forme est sécurisé. Il ne peut se faire que par un mot de passe. Il est attribué à chaque référent et est donc, de ce fait, personnel et confidentiel. Il doit garantir la confidentialité pour plusieurs raisons : les informations diffusées concernant les modalités des marchés sont limitées aux seuls adhérents ; les échanges sont confidentiels ; la gestion des bons de commandes vous incombe…
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Nous sommes plusieurs référents sur le groupement. Qu’est-ce que cela implique ?
Chaque accès est unique. Les commandes passées par les uns ne seront pas visibles par les autres. Il est donc important de maintenir une communication régulière et/ou de déterminer les axes d’intervention de chacun.
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J'ai perdu mes codes d'accès à la plate-forme. Comment les récupérer ?
Il vous suffit de contacter le service Archives du Cdg59 pour que de nouveaux codes vous soient transmis.
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Ma collectivité a adhéré au groupement de commandes du Cdg59 mais ai-je le droit de travailler avec d’autres prestataires ?
L’adhésion au groupement n’oblige pas à commander sur les 3 lots proposés. Vous pouvez continuer à solliciter un de vos prestataires notamment si vous avez déjà un marché en cours avec lui. Vous pouvez également bénéficier des 3 lots même si au moment de votre adhésion, vous n'avez déclaré des besoins que sur 1 ou 2 lot(s).
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Comment se déroule la prise en charge de mes registres à relier ou documents à restaurer ?
A réception de votre bon de commande, le prestataire prendra contact avec vous directement pour fixer le jour et l'heure du rendez-vous pour la prise en charge de vos documents. Vous n'aurez, normalement, pas à devoir prendre contact avec lui. Lors du rendez-vous, le prestataire contrôlera les feuillets qu'il doit prendre en charge. Un bordereau sera rédigé et signé par les deux parties. Il mentionnera le nom de la collectivité, le référent, la date de prise en charge, le type de documents, le nombre de feuillets. Il confirmera vos choix de couvrure et sa couleur. Ce bordereau est très important dans le sens où il acte un transfert de responsabilité.
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Le prestataire vient-il chercher mes feuillets ou dois-je les transmettre par courrier?
Aucun envoi ne peut se faire par voie postale. Sur rendez-vous, le prestataire viendra prendre en charge vos feuillets directement dans vos locaux. Il assurera le conditionnement garantissant la sécurité nécessaire à vos feuillets de vos locaux à son atelier.
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A qui et à quel moment dois-je payer la prestation ?
Le paiement doit être effectué, dans un délai de 30 jours, à réception de la facture déposé par le prestataire dans Chorus.
FAQ : La tenue générale des registres
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Que faire pour les registres tenus après 2011 et pour lesquels la réglementation n'a pas été appliquée avec le collage des actes par exemple ?
Vous devez faire appel à un restaurateur qui conformera vos registres à la réglementation en vigueur. Cette opération est plus coûteuse que la reliure de vos feuillets mobiles. De nombreuses contraintes devront être estimées (quantité et type de colle utilisée, paraphe des feuillets recto-verso…).
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Pourquoi dois-je faire appel à un professionnel pour faire relier mes registres alors que ma collectivité a investi dans une machine à serrage ?
Cette machine est strictement interdite pour la reliure des registres de délibérations, d'arrêtés et d'état civil. Passer par un professionnel vous apporte l'assurance du respect et, dans le cadre du groupement de commande, un contrôle de la conformité des prestations rendues.
FAQ : La tenue des actes administratifs
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L'accusé-réception du contrôle de légalité doit-il être rematérialisé dans le registre ? Faut-il le parapher ?
Non, seuls les procès-verbaux ou délibérations originales sont à relier. L'authenticité du document est garantie par le paraphe de l'autorité territoriale rapportée sur chaque feuillet. Ces actes revenus du contrôle de légalité peuvent être classés dans un dossier de séance ou sur votre serveur.
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Est-il possible de rédiger un même arrêté pour plusieurs agents ?
Non, c’est un arrêté par agent, même si c’est pour le même objet (recrutement, avancement d’échelon, etc).
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S’il y a une erreur de numérotation dans les actes, comment le préciser ?
Vous pouvez le préciser dans les tables chronologiques/thématiques/alphabétiques en créant une ligne indiquant « Erreur de numérotation – acte inexistant ». Exemple : la collectivité passe de l’acte n°160 au n°162 en omettant donc l’acte n°161. Dans la table, elle créera donc une ligne entre l’acte n°160 et l’acte n°162 sur le même modèle que les précédentes en indiquant « Acte n°161 – Erreur de numérotation – Acte inexistant ».
FAQ : La tenue de l'état civil
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Le registre des actes d'état civil est relié en 2 exemplaires : un pour la mairie et un pour le procureur. Est-il possible de choisir une reliure différente ?
Oui. Néanmoins, votre collection communale doit respecter au minimum les recommandations de reliure en cuir ou demi-cuir.
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Est-ce que je dois donner mes deux exemplaires en même temps au prestataire ?
Rien ne l'interdit réglementairement mais pour des raisons de sécurité, il est souhaitable que ces deux exemplaires ne soient pas envoyés en atelier au même moment.
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Y-a-t-il une différence de matériaux à utiliser pour les couvertures de registre d’état civil ?
Oui, la couvrure se fait en demi-cuir ou en pleine peau, de veau ou de chèvre. Si les deux gammes de peau se valent en terme de conservation, le veau plus noble est plus fragile et aussi plus cher. Le chagrin chèvre est donc à préférer. Attention, les peaux reconstituées et la peau de mouton sont strictement interdites.
FAQ : Le papier permanent
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Comment être assuré que le papier qui m'est livré par le prestataire est bien du papier permanent ?
L'emballage doit indiquer la norme ISO 9706. Ce gage de respect peut être matérialisé par le symbole mathématique de l'infini entouré d'un cercle.
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Quelle est la différence entre le papier traditionnel et le papier permanent ?
Le papier couramment utilisé dans les bureaux est acide. Il ne permet donc pas une bonne conservation dans le temps. Le papier permanent est neutre avec une réserve alcaline garantissant cette pérennité à vos registres.
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La Marianne en filigrane n’est-elle pas obligatoire ?
La réglementation ne l’impose pas. Utiliser du papier filigrané peut vous permettre de distinguer votre papier permanent de votre papier bureautique classique si vous ne lui dédiez pas un bac spécifique dans votre copieur.
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Ma collection de registres n'a pas, jusqu'à ce jour, été confectionnée avec ce papier neutre. Que dois-je faire ?
Il n'est malheureusement pas envisageable de refaire vos collections. Un contrôle régulier doit donc être effectué sur l’état de conservation de vos registres. Si des dégradations sont constatées du fait de l’acidité du papier (ou tout autre vieillissement prématuré), un restaurateur doit être consulté afin que des solutions adaptées de restauration vous soient proposées.
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Quelle encre utiliser ?
Pour les documents bureautiques, il est recommandé d’utiliser une imprimante laser noir et blanc d’usage courant. La couleur n’est pas autorisée. Cette encre doit respecter la norme ISO 11798. Pour les documents manuscrits, les stylos doivent être à encre permanente c'est à dire sous forme liquide et composée de pigments (type encre de chine), indélébile, sans acide ni solvant, sans huile ni gel et stable à la lumière. Respecter ce type d'encre peut être techniquement complexe. Il est donc recommandé d'utiliser au minimum du papier permanent et d'imprimer vos actes en noir et blanc.
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Est-ce que ce papier permanent peut endommager ma photocopieuse ?
Le papier permanent n’est pas différent, dans sa texture, du papier classique. Vos imprimantes, copieurs ou tout autre appareil de reproduction et d’impression ne subiront donc aucun dommage avec ce type de papier.
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Est-ce que l'on peut trouver du papier permanent chez tous les fournisseurs ? A quel prix ?
Le coût du papier permanent est plus important que celui du papier classique. La plupart des fournisseurs de produits bureautiques ont, dans leur catalogue, une offre de papier permanent. Il n'est pas obligatoire de passer par un fournisseur spécialisé de produits de conservation.
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Est-ce que le papier permanent peut être du papier recyclé ?
Le papier recyclé ne peut pas être un papier de conservation. Le traitement appliqué dans la filière de recyclage ne permet pas en effet de répondre à la norme ISO 9706 du papier permanent (quantité plus ou moins élevée de lignine, azurants optiques...).
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Est-il possible de commander du papier permanent classique pour mes registres d'état civil ?
Pour éviter de faire parapher chaque feuillet d’état civil par le juge du tribunal d’instance, Phil@poste a reçu une exclusivité de l’État en 2002 pour fournir les collectivités de ces feuillets numérotés et revêtus d’un timbre-poste et de valeur fiduciaires (ITVF). Il n'est donc pas possible de se fournir chez d'autres prestataires que Phil@poste.