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Groupement de commandes : Reliures

Le Cdg59, avec l'assistance des Archives départementales du Nord, a constitué un groupement de commandes sur la réalisation de reliures, la restauration de documents anciens et la fourniture de papier permanent

Présentation

En vertu des dispositions du Code général des collectivités territoriales (CGCT, art. R.2121-9), les collectivités et établissements publics ont l’obligation de faire relier les délibérations du Conseil municipal (ou communautaire) et les arrêtés et décisions du maire (ou du président). Ces reliures doivent répondre à certaines exigences techniques, précisées dans la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010. Cette même obligation de reliure s’applique aux registres d’état civil, en vertu de l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) du 11 mai 1999.
Par ailleurs, certains documents d’archives essentiels tant d’un point de vue historique que juridique pour la collectivité peuvent nécessiter des opérations de restauration appropriées. Les frais de conservation des archives constituent en outre une dépense obligatoire des communes et des EPCI (CGCT, art. L.2321-2 et L.5211-36).

Pour éviter à chaque collectivité de mener sa propre consultation et en vue de garantir des prestations conformes à la réglementation à des coûts adaptés, le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord a décidé de constituer, avec l'assistance des Archives départementales du Nord, un groupement de commandes dont les objets sont les suivants :

  • la réalisation de reliures administratives cousues de registres (lot 1) ;
  • la restauration de documents d'archives anciens et/ou de registres anciens (lot 2) ;
  • la fourniture de papier permanent (lot 3).

Le 1e groupement 2017-2021

Bilan

Ouvert en mars 2017, le 1e groupement de commandes a répondu aux besoins de 172 collectivités et établissements publics du département.

Il leur a permis d’accéder à des prestations conformes à la réglementation à des coûts négociés grâce à une mutualisation des besoins.

Les chiffres-clés sur ces 4 premières années de commandes sont :

  • La reliure cousue de 1 705 registres (1 073 pour les actes administratifs et 632 pour l'état civil) soit 295 445 feuillets ;
  • Le lancement de 35 marchés subséquents pour la restauration de 438 documents d'archives (dont 16 dossiers éligibles à une demande de subvention à la DRAC) ;
  • La livraison de 855 ramettes de papier permanent.

Référent·es 2017-2021 : retours d'expériences

Pour savoir si ce 1e groupement a répondu aux attentes et besoins des collectivités adhérentes, un suivi a été régulièrement réalisé tout au long de son exécution. Certain·es référent·es ont accepté de partager leur expérience.

Vous êtes/avez été référent·e : votre avis, publié (avec votre autorisation) ou non, est important... envoyez-nous votre témoignage.

Témoignage d'Elia PIRES (Comines)

Une plateforme très fonctionnelle et très pratique... Une grande réactivité pour les livraisons de papier... De plus, le Centre de gestion fait le relais avec les Archives départementales pour la validation scientifique et technique des interventions. Par ailleurs, les prix (reliures, restaurations, papiers) sont compétitifs. Enfin, le groupement de commande offre une souplesse de choix de services, les collectivités pouvant choisir entre les lots 1 (reliure) et/ou 2 (restauration) et/ou 3 (papier), selon l’évolution de leurs besoins. Pour ma part je passe systématiquement par le groupement pour les lots 1 et 3, ainsi que pour le lot 2 lorsqu’il s’agit de campagnes d’ampleur. A noter que le service des archives du Centre de Gestion accompagne les collectivités et les conseille dans leurs démarches, qu’elles relèvent du groupement ou non.

Témoignage de Mme Druesne (Anzin)

J'ai apprécié l'implication du service Archives pour son aide précieuse et son professionnalisme dans le travail réalisé ensemble depuis la mise en place du groupement de commandes. Cette collaboration a permis la restauration de 45 registres d'état civil (avec un travail de qualité) et qui va continuer encore avec le 2ème groupement de commandes... écoute, conseils et grande disponibilité pour toutes nos démarches.

Espace référent·es 2021-2025

En adhérant au groupement de commandes, votre collectivité bénéficie de prestations conformes à la réglementation à des coûts adaptés. Le Cdg59, coordinateur du groupement, a mis en oeuvre un dispositif pour faciliter les échanges entre les divers partenaires et centraliser toutes les informations nécessaires au bon déroulement des opérations.

  1. L'ensemble de la documentation (délibérations, pièces de marché...) permettant la bonne exécution de ce présent groupement est téléchargeable via un lien transmis par mail à chacun des référents désigné par sa collectivité.
  2. Une plateforme sécurisée a été mise en place pour la génération des bons de commande tout au long de l’exécution des marchés pour les 3 lots. Identifiant et mot de passe ont été communiqué pour s'y connecter. Ces informations sont personnelles et confidentielles.
  • Vous étiez référent sur le 1e groupement, vous pouvez utiliser les mêmes codes d'accès ;
  • Si vous n’avez pas reçu vos accès, vous pouvez contacter le service Archives via le formulaire de contact, par mail ou téléphone ;
  • En cas de changement et/ou d'ajout de référent dans votre collectivité, un formulaire en ligne doit être renseigné pour permettre l'ouverture du compte : désignation d'un·e référent·e
Accès sécurisé à la plateforme :

Pour bénéficier de ces tarifs négociés (livraison comprise), aucun bon de commande ne doit être demandé et/ou transmis en direct aux titulaires des lots.

Le service Archives du Cdg59 se tient à votre disposition pour toute information complémentaire sur l'utilisation de cette plateforme et les diverses procédures de commande.


  •  Lot 1 : Reliure neuve

Les bons de commande peuvent être générés à tout moment de l'année en fonction de vos besoins. Le groupement a été négocié sans minimum ou maximum.

Pour vous faciliter la saisie (un bon de commande par typologie de registre), préparez préalablement vos liasses (actes ordonnés, sommaires intégrés...). Il vous sera demandé le nombres de feuillets total, le nombre de registres souhaités, vos choix de type/couleur de couverture et pièce de titre avec des possibilités d'ajouter des décors. Identifiez également d'éventuels problèmes notamment au niveau des marges.

Pour passer commande, les liens ci-dessous vous donneront accés à la plateforme après vous êtes identifiés.

Pour les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et autres) et pour l'état civil (double tribunal uniquement)
Pour l'état civil (collection communale)

  • Lot 2 : Restauration de registres et/ou de documents d'archives

Les besoins en restauration doivent être déclarés depuis ce formulaire à télécharger : Déclaration de besoins. Après l'avoir complété, il devra être déposé sur la plateforme ci-dessous. Le service Archives se chargera alors de la gestion de votre marché subséquent, de la rédaction du cahier des charges à l'analyse des offres. Il vous accompagnera à chaque étape jusqu'à la livraison de vos documents restaurés.

Pour déposer le formulaire de recensement de besoins préalablement téléchargé et complété.

  •  Lot 3 : Papier permanent (ISO 9706) - Ouverture courant juin -

Différents types (blanc ou filigrané)/formats (A4 ou A3) de papier sont proposés. La livraison (minimum de 3 ou 5 ramettes) se fera dans un délai de 5 jours après dépôt, sur la plateforme, du document généré par la plateforme et validé par l'autorité territoriale.

Pour la livraison de ramettes de papier permanent blanc A4 et/ou A3
Pour la livraison de papier permanent blanc filigrané Marianne

Espace documentaire

Bien plus que de simples recueils, les registres des collectivités territoriales et établissements publics sont une source essentielle pour appréhender l'histoire communale et témoigner de ses faits marquants.

Ces registres ont pour objectif de fixer dans le temps les orientations choisies par la collectivité, de justifier de ces droits et de fixer le cadre de son administration quotidienne au travers des décisions prises par l'assemblée délibérante. Ils permettent de préserver ces actes du fait de leur valeur institutionnelle et historique.

Réglementation :
Documentation :
Fiches pratiques :

Foire aux questions (FAQ)

Vous êtes nombreux à vous poser des questions sur la tenue des registres en général et sur la présentation de manière générale. Cette FAQ a pour but de vous apporter des réponses. Elle sera alimentée régulièrement en fonction des interrogations que vous partagerez avec le service Archives.


FAQ : Le groupement de commandes


FAQ : La tenue générale des registres


FAQ : La tenue des actes administratifs


FAQ : La tenue de l'état civil


FAQ : Le papier permanent

Contact
Service Archives

  • 03 59 56 88 59 Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 à 13h30 à 17h15