Groupement de commandes : Reliures
Lancement du 3ème groupement de commandes
L'ensemble des référents désignés ont reçu par mail le 7 mai dernier, deux liens :
- Le premier pour télécharger les pièces du marché, dont le Bordereau des prix unitaires,
- Le second contenant les informations de connexion permettant d'accéder à la plateforme dédiée aux commandes.
Avertissement : les adhésions au groupement de commandes 2025-2029 sont désormais closes.
Webinaire - Bonnes pratiques et réglementation : Maîtriser la reliure des registres
Jeudi 15 mai 2025 de 10h00 à 11h00
le service Archives du CDG 59 vous propose de participer un webinaire consacré à la reliure de vos registres d’actes administratifs et /ou de l’état civil.
Inscrivez-vous pour accéder au REPLAY !
Présentation
En vertu des dispositions du Code général des collectivités territoriales (CGCT, art. R.2121-9), les collectivités et établissements publics ont l’obligation de faire relier les délibérations du Conseil municipal (ou communautaire) et les arrêtés et décisions du maire (ou du président). Ces reliures doivent répondre à certaines exigences techniques, précisées dans la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010. Cette même obligation de reliure s’applique aux registres d’état civil, en vertu de l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) du 11 mai 1999.
Par ailleurs, certains documents d’archives essentiels tant d’un point de vue historique que juridique pour la collectivité peuvent nécessiter des opérations de restauration appropriées. Les frais de conservation des archives constituent en outre une dépense obligatoire des communes et des EPCI (CGCT, art. L.2321-2 et L.5211-36).
Pour éviter à chaque collectivité de mener sa propre consultation et en vue de garantir des prestations conformes à la réglementation à des coûts adaptés, le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord a décidé de constituer, avec l'assistance des Archives départementales du Nord, un groupement de commandes dont les objets sont les suivants :
- la réalisation de reliures administratives cousues de registres (lot 1) ;
- la restauration de documents d'archives anciens et/ou de registres anciens (lot 2) ;
- la fourniture de papier permanent (lot 3).
Bilans
Groupement de commandes 2017-2021
- 172 collectivités et établissements publics,
- 1 705 registres en reliure cousue,
- 1 073 pour les actes administratifs et 632 pour l'état civil,
- 295 445 feuillets, - 35 marchés subséquents pour la restauration
- 438 documents d'archives, - 855 ramettes de papier permanent livrées.
Groupement de commandes 2021-2025
- 200 collectivités et établissements publics,
- 3211 registres en reliure cousue,
- 1944 pour les actes administratifs et 1267 pour l'état civil,
- 522 428 feuillets, - 37 marchés subséquents pour la restauration
- 1018 documents d'archives, - 693 ramettes de papier permanent livrées.
Espace référent-es 2025-2029.
Avertissement
Seules les collectivités adhérentes au groupement peuvent bénéficier des tarifs négociés.
Désigner votre référent
Pour les adhérents du groupement de commandes 2025-2029, en cas de changement et/ou d'ajout de référent dans votre collectivité, un formulaire en ligne doit être renseigné et transmis par mail au service archivage :
- Lot 1 : Reliure neuve
Les choix permettant l'élaboration des bons de commandes peuvent être réalisés sur votre compte démarches simplifiées, tout au long de l'année. Le groupement a été négocié sans minimum ou maximum. Afin d'assurer une meilleure fluidité, les bons de commandes seront générés par les archivistes qui vous les soumettrons pour signature. Pour faciliter la saisie de vos spécifications techniques, nous vous conseillons de préparer préalablement vos liasses (actes ordonnés, sommaires intégrés...). Il vous sera demandé le nombre de feuillets total, le nombre de registre souhaité, la couleur de la couverture... Avant même de commencer vous pouvez identifier les éventuels problèmes, notamment au niveau des marges.
- Démarche pour la commande de reliure neuve pour les registres d’actes administratifs et état civil (collection tribunal)
- Notice pour commander la reliure des registres d’actes administratifs et d’état civil (collection tribunal)
- Démarche pour la commande de reliure neuve pour les registres d’état civil (collection communale)
- Notice pour commander la reliure des registres d’état civil (collection communale)
Si votre collectivité utilise un anti-spam, pensez à vérifier que celui-ci autorise l’adresse mail d’émission des mails : ne-pas-repondre@demarches-hdf.fr ou vérifiez dans vos spams.
- Lot 2 : Restauration de registres et/ou de documents d'archives
Avant de commencer la démarche, vous devez télécharger le document de déclaration des besoins.
Si votre collectivité utilise un anti-spam, pensez à vérifier que celui-ci autorise l’adresse mail d’émission des mails : ne-pas-repondre@demarches-hdf.fr ou vérifiez dans vos spams.
Dans le cadre de ce 3ème groupement de commandes, un calendrier allant de la déclaration à la livraison et en passant par la prise en charge, a été déterminé. Vous le trouverez ci-dessous :
- Les déclarations des besoins sont à déposer avant le 31 août 2025,
- Attention ce calendrier ne concerne que le lot2-restauration, pour le lot 1-reliure vous pouvez commander quand vous le souhaitez.
- Lot 3 : Papier permanent (ISO 9706)
En cours de renouvellement...
Foire aux questions (FAQ)
Vous êtes nombreux à vous poser des questions sur la tenue des registres en général et sur la présentation de manière générale. Cette FAQ a pour but de vous apporter des réponses. Elle sera alimentée régulièrement en fonction des interrogations que vous partagerez avec le service Archives.
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Est-ce que ma collectivité peut adhérer aujourd'hui au groupement ?
Il n'est malheureusement plus possible d'adhérer pour ce groupement 2025-2029.
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Mon service commande publique me demande les pièces du marché mais j'ai perdu le lien de téléchargement : comment les récupérer
Il vous suffit de contacter le service Archives du CDG 59.
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Ma collectivité a adhéré au groupement de commandes du CDG 59 mais ai-je le droit de travailler avec d’autres prestataires ?
L’adhésion au groupement n’oblige pas à commander sur les 3 lots proposés. Vous pouvez continuer à solliciter un de vos prestataires notamment si vous avez déjà un marché en cours avec lui. Vous pouvez également bénéficier des 3 lots même si au moment de votre adhésion, vous n'avez déclaré des besoins que sur 1 ou 2 lot(s).
-
Comment se déroule la prise en charge de mes registres à relier ou documents à restaurer ?
A la réception de votre bon de commandes signé, le prestataire prendra contact avec vous directement pour fixer le jour et l'heure du rendez-vous pour la prise en charge de vos documents. Lors du rendez-vous, le prestataire contrôlera les feuillets qu'il doit prendre en charge. Un bordereau sera rédigé et signé par les deux parties. Il mentionnera le nom de la collectivité, le référent, la date de prise en charge, le type de documents, le nombre de feuillets. Il confirmera vos choix de couvrure et sa couleur. Ce bordereau est très important dans le sens où il acte un transfert de responsabilité.
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Le prestataire vient-il chercher mes feuillets ou dois-je les transmettre par courrier?
Aucun envoi ne peut se faire par voie postale. Sur rendez-vous, le prestataire viendra prendre en charge vos feuillets directement dans vos locaux. Il assurera le conditionnement garantissant la sécurité nécessaire à vos feuillets de vos locaux à son atelier.
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A qui et à quel moment dois-je payer la prestation ?
Le paiement doit être effectué une fois la prestation terminée et livrée. Vous avez 30 jours à réception de la facture déposée par le prestataire dans Chorus.
Fiches pratiques
Vous avez des questions ?!?!
Retrouvez toutes vos réponses :
- la tenue des actes administratifs,
- la tenue des actes de l'état civil,
- le papier permanent : (en cours de rédaction).
Espace documentaire
Bien plus que de simples recueils, les registres des collectivités territoriales et établissements publics sont une source essentielle pour appréhender l'histoire communale et témoigner de ses faits marquants.
Ces registres ont pour objectif de fixer dans le temps les orientations choisies par la collectivité, de justifier de ces droits et de fixer le cadre de son administration quotidienne au travers des décisions prises par l'assemblée délibérante. Ils permettent de préserver ces actes du fait de leur valeur institutionnelle et historique.
Réglementation :
- Décret n° 2010-783 du 11 juillet 2010, modifiant l’article R213-9 du Code général des collectivités territoriales relatif à la tenue des registres de délibérations
- Circulaire IOC B 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements
- Note d’information DGP/SIAF/2011/019 du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements
- Code général du code général des collectivités territoriales, articles R1421-1 à R1421-13, L 2121-7 à L2121-28, R2121-9, R2122-7, R2122-7-1, R2122-8, L2122-23, L2122-29, L5211-9 et L5211-1
- Instruction générale relative à l’état civil (IGREC)
- Notice des Archives départementales du Nord : précisions relatives à la reliure
Documentation :
- La sûreté du patrimoine archivistique,
- Comment faire face aux risques biologiques,
- Manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives,
- Déclaration de sinistre au CST : Modèle de lettre,
- La tenue des registres des actes administratifs : ANDCDG - Fiche n°1,
- Le recueil des actes administratifs : CDG44 - Fiche n°2,
- L'abécédaire du registre : reliure et restauration.
Webinaire :
- Bonnes pratiques et réglementation - Maîtriser la reliure des registres