• La commission doit obligatoirement être saisie pour tout arrêt de travail supérieur à 15 jours
• Il est important pour un meilleur suivi du dossier d'envoyer au secrétariat de la commission les prolongations et certificats finaux
• Un agent faisant l'objet d'un examen de sa situation en commission peut, dans les 10 jours précédant la tenue de la réunion, consulter son dossier médical au Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord. Ce dossier peut être transmis au médecin traitant sur demande écrite de l'agent

• envoi du dossier de saisine au secrétariat de la Commission de réforme
• instruction du dossier par le secrétariat de la commission en relation avec le gestionnaire ressources humaines de la collectivité
• envoi des convocations et de l'ordre du jour par le secrétariat aux agents concernés et aux membres de la commission dans les 3 semaines précédant la réunion
• examen du dossier par les membres lors de la tenue de la commission

Dans le cas de la mise à la retraite pour invalidité du fonctionnaire (- de 108 trimestres), le Comité médical doit être saisi avant la Commission de réforme pour statuer sur l'inaptitude totale et définitive.