Depuis le 1er janvier 2011, les communes, EPCI et syndicats mixtes sont tenues d'appliquer de nouvelles dispositions relatives à la tenue des registres afin d'en assurer une meilleure conservation et de se rapprocher des règles applicables aux registres d'état civil. Ce sont les articles 5 à 8 du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010, modifiant l'article R. 2121-9 du Code général des collectivités territoriales qui entrainent des profondes modifications du cadre réglementaire tant dans leur présentation matérielle que dans leur contenu.

Sont concernés les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification certifiant « que le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire » des actes pris par les autorités communales. Les CCAS ne sont pas dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation mais y sont toutefois fortement incités.

La présentation matérielle des registres :

• Le papier (norme ISO 9706-1999) : Les communes doivent désormais utiliser des feuillets mobiles. Le papier est de type permanent, de couleur blanche.

• Le format : Pour les A3, il est conseillé de réaliser un volume de 100 à 200 pages et pour les A4 de 150 à 200 feuillets.

• L'encre (norme ISO 11798-1997) : L’encre d’impression doit être stable dans le temps et neutre. Il est nécessaire d’utiliser une encre de couleur noire.

• L'impression : Si les feuillets mobiles ne sont  imprimés qu'au recto, ils devront avoir la page blanche libre barrée d'un trait oblique. Une marge de 5 cm à gauche du recto et à droite du verso doit être prévue pour la reliure définitive

• Le collage : Tout collage, thermocollage ou encore montage sur onglet est strictement interdit, la colle entrainant des altérations prématurées du papier.

• La reliure : Les différents feuillets mobiles classés sont reliés par ordre chronologique. En attendant cette opération, ils devront être conservés dans des chemises cartonnées neutres sans trombones, élastiques, agrafes, pochettes plastiques... Les reliures en toile sont recommandées et doivent être réalisées par des relieurs professionnels. Les feuillets doivent être reliés, pour les communes de moins de 1 000 habitants, tous les 5 ans au maximum et pour toutes les autres annuellement.
  Les pièces annexes des délibérations seront classées en dehors du registre dans des dossiers ad hoc.

• La conservation : Les registres devront être conservés à plat, à l'abri de l'humidité et de la lumière. Les écarts thermiques devront être évités.

Le contenu des registres :

• Le paraphe : Les feuillets sont désormais numérotés et paraphés par le maire et non plus par le préfet. Le maire peut déléguer sa signature à des agents communaux.

• La présentation : Chaque feuillet doit porter la mention du nom de la commune et la date de séance. Celui clôturant une séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents avec, en regard, une place pour la signature de chacun d’eux ou la cause qui les a empêchée de signer.

• La numérotation : Les affaires venant en délibération au cours d’une même séance reçoivent un numéro d’ordre à l’intérieur de la séance (numérotation à deux éléments de type année suivie d’une suite numérique continue) ainsi que la numérotation des feuilles (angle supérieur droit du recto)

• Les tables : Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet des délibérations intervenues, en reprenant la numérotation. Si les communes de moins de 1 000 habitants sont tenues de produire une table récapitulative dans le dernier volume, il est conseillé d’établir une table annuelle après le dernier document de chaque année civile.

La tenue du registre peut être organisée, à titre complémentaire, sur support numérique. Cet exemplaire n'aura alors qu'une valeur de copie.

L’instruction est consultable dans sa version intégrale sur le site internet du SIAF.