"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité."

Art. L211-1 du Code du Patrimoine  

Le terme "archives" ne désigne donc pas uniquement que de "vieux papiers" mais tous les documents de l'administration dès leur production.

Le temps des Archives

Les collectivités territoriales sont détentrices de fonds diversifiés et riches d'informations. Une multitude de documents renseignent sur son évolution et son histoire dans tous les domaines de la vie locale (population, urbanisme, finances, état civil, police, édifices ...). 

Toutes les formes et tous les supports se cotoient dans une salle d'archives : 

• documents écrits (manuscrits et imprimés)
• documents iconographiques (plans, affiches, photographies...)
• documents électroniques (disquettes, bandes magnétiques, CD-ROM, disques durs...)
• documents sonores et audiovisuels (cassettes, DVD...) 

Les 3 périodes

1. Les archives anciennes sont les documents produits avant 1790. On les retrouve souvent sous forme de liasses ou registres. Une attention particulière doit être apportée à ces documents trop rarement répertoriés, restaurés voire mis en valeur. Le cadre de classement des séries anciennes est fixé par l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des Archives municipales.

2. Les archives modernes sont les documents produits entre 1790 et 1982. Les documents sont classés selon une thématique définie. L'organisation des séries modernes est également définie par le cadre de classement de 1926.

3. Les archives contemporaines sont les documents produits depuis les lois de décentralisation. A compter du 10 juillet 1983, ils sont en général classés en continu (sans logique sérielle ou thématique) avec une côte alphanumérique "W". La circulaire AD93-1 du 11 août 1993 donne les instructions pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes. L' instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 prend en compte les nouvelles compétences des communes et champs d'action crées par l'évolution des techniques et des méthodes de travail.

Les 3 âges

1. Les archives courantes sont les dossiers en cours fréquemment consultés et complétés. Ils sont conservés dans les services. C'est le 1er âge des archives.

2. Les archives intermédiaires sont les dossiers clos mais dans lesquels il est nécessaire de retourner occasionnellement. Ils peuvent être conservés dans un local spécifique. C'est le 2e âge des archives.

3. Les archives définitives sont les dossiers conservés à des fins de recherches scientifiques. Ils n'ont plus d'utilité administrative mais conservent un intérêt historique. C'est le 3e âge des archives.

Les 3 fonctions

1. La fonction stratégique : les archives peuvent apporter aux décideurs une connaissance de ce qui a déjà été réalisé afin de les aider dans l'analyse d'une situation et l'anticipation d'actions.

2. La fonction probatoire : les communes détiennent des documents qui font office de preuve lors de contentieux entre particuliers, administrations. Les archives permettent également à la commune d'apporter la preuve de ses engagements et de l'exécution de ses obligations.

3. La fonction historique : les archives sont, la plupart du temps, des sources uniques pour les chercheurs, historiens, généalogistes... C'est la mémoire de la commune ainsi qu'une fenêtre ouverte sur son image.