En février 2004, un service "conseil en archivage" a été proposé aux collectivités et établissements publics (affiliés et non affiliés) dont le personnel n'est ni sensibilisé ni formé à l'archivage.

Ce service, à l'écoute des attentes et besoins des agents dans leurs tâches quotidiennes et dans leurs relations avec les administrés, est actuellement constitué de 4 archivistes itinérants.

Grâce au partenariat engagé avec les Archives départementales du Nord, les collectivités sont assurées d'une intervention de qualité au meilleur coût.

Champs d'action

- Conseils sur la gestion des archives : législation, communicabilité des documents, restauration, archivage électronique, numérisation, aménagement des locaux, règles de sécurité, respect des conditions de conservation...

- Traitement des archives dans les communes : tri, élimination, classement, cotation...

- Aide et suivi des procédures : bordereau d'élimination, versement, restitution et dépôt aux Archives départementales du Nord...

- Elaboration des instruments de recherche : répertoire numérique, tableau de gestion, cadre de classement de 1926...

- Sensibilisation et formation du personnel communal : rappel des obligations au travers des textes législatifs en vigueur, utilisation des différents outils de recherche.

Procédure d'adhésion

Pour bénéficier d'un diagnostic (gratuit), la commune doit adresser officiellement la demande au service Archives par courrier, formulaire ou mail. Lors de l'état des lieux, les besoins seront recensés et les priorités définies.

Un rapport est ensuite envoyé à la collectivité accompagné d'une évaluation financière d'intervention.

Sur décision de l'autorité territoriale, une convention de mise à disposition de personnel est alors signée entre la collectivité et le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Nord.

Tarification

 Le conseil d'administration a voté, le 17 octobre 2008, une nouvelle tarification applicable depuis le 1er janvier 2009.

L'intervention de l'archiviste est dorénavant facturée 32€ de l'heure. Ce forfait horaire prend en compte le temps de travail, les frais de déplacement et les frais de mission de l'archiviste.

Une visite, un échange, un avis... ?

De nombreuses collectivités ont déjà fait appel au service "Archives" pour une prise en charge totale de leurs archives, une simple mission d'élimination, un conseil...

Elles ont accepté d'être référencées sur ce site après le classement de leurs archives par un des archivistes du service :

- Noyelles-sur-Selle

- Bruille-Saint-Amand

Elles ont accepté d'ouvrir leurs portes et de partager leurs expériences : 

- Cantaing sur Escaut

- Estreux

- Wormhout

- Morbecque

- Lieu Saint Amand

- Gondecourt

- Haulchin

Ces listes seront régulièrement mises à jour.