"La conservation des archives est organisée dans l'intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche".

Art. L211-2 du Code du Patrimoine

Obligations et responsabilités

Les archives publiques appartiennent au domaine "public mobilier" c'est à dire qu'elles sont une "propriété publique". A ce titre, elles sont inaliénables (interdit à la vente ou cession par la loi) et imprescriptibles (ne peut perdre le caractère public, quel que soit leur détenteur).

La commune est propriétaire

art. L212-6 du Code du Patrimoine

A ce titre, elle assure donc la conservation (boîtes à archives, classement des dossiers, restauration des documents, agencement des locaux (rayonnages...), aménagement du bâtiment...), le classement et la mise en valeur. Selon le deuxième alinéa de l’article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes. Dans certains cas, la collectivité peut bénéficier d'une aide de l'Etat.

 Les archives cadastrales ainsi que l'état civil sont la propriété de l'Etat et non de la commune. L'article L. 1421-7 du Code général des collectivités territoriales prévoit le dépôt obligatoire des communes de moins de 2 000 habitants pour tous les documents centenaires, l'état civil de plus de 150 ans ainsi que les plans et registres cadastraux n'étant plus d'actualité depuis au moins 30 ans. Si une commune désire conserver ces archives et si les conditions de conservation le permettent, une dérogation peut être accordée par le préfet sur avis du directeur des Archives départementales.

Le maire est responsable civilement et pénalement

art. 193 et 254 du Code pénal

Le classement des archives communales ne peut être confié à des agents non qualifiés ou à des bénévoles (associations, particuliers...). Toute intervention extérieure sur un fonds doit être signalée aux Archives départementales du Nord.

Le récolement

Après les élections municipales, un transfert de responsabilité s'effectue entre le maire sortant et le maire entrant. Cette procédure réglementaire de récolement est obligatoire. Elle s'établit par un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d'un état sommaire co-signés par les deux parties. Il s'établit en trois exemplaires.

Communiquer : pourquoi ? pour qui ?

Rendre accessible la majeure partie des documents fait partie des missions de service et d'intérêt public. "Archiver" ne prend toute sa dimension que dans la capacité de restitution de l'information.

Les archives publiques sont propriété de tous et donc accessibles à tous c'est à dire :

• A toute personne justifiant de son identité
• A tout conseiller municipal dans les limites de ses attributions (délégation du maire dans un domaine attribué)
• A tout service producteur

Les cas de refus ou restriction de communication :

• Le mauvais état de conservation : le maire doit prendre un arrêté et prévoir la restauration du document
• Les délais de communication fixés par la loi. Pour plus d'informations, consulter les sites de la CNIL et de la CADA.

Pour éviter au maximum les pertes irrémédiables de ce patrimoine souvent en exemplaire unique, les consultations doivent être surveillées. Les documents ne doivent en aucun cas quitter le bâtiment public dans lequel ils sont conservés.