Il n'est pas facile pour une structure administrative de maîtriser un volume de plus en plus croissant de papiers du fait :
des moyens actuels de reproduction
du traitement de l'information
de l'évolution des compétences...
La méconnaissance des instructions de tri et de conservation des documents entraine rapidement un entassement anarchique de dossiers. Les archives deviennent alors vite encombrantes et inexploitables.
Au service des collectivités
Depuis 2004, le Cdg59 met à disposition du personnel qualifié afin d'accompagner les collectivités dans une gestion rationnelle de leurs archives.
La mise en place de procédure d'archivage est alors génératrice :